El desafío de replicar un servicio

Nuestro negocio finalmente va creciendo. Vamos aprendiendo lecciones día a día y vamos manteniendo el foco. Nuestra posición, dentro de nuestro negocio, empieza a cambiar. Empezamos a tratar de dejar la operación, empezamos a trabajar PARA nuestro negocio y menos EN nuestro negocio. Es importante ser capaces de identificar esta pequeña gran diferencia. Usar la mayoría de nuestro tiempo en trabajar para nuestro negocio, para hacerlo crecer, para hacerlo florecer.

Para que esto funcione de buena manera debemos aprender a delegar y en mi experiencia es una tarea bastante compleja en la que cometemos muchos errores en una etapa inicial. Cuando nos acostumbramos a realizar una tarea en favor de nuestro negocio y queremos que otro la realice nuestras expectativas son muy altas y no logramos comunicar bien lo que queremos.

Acá está la clave, en entender. Todo esto es normal, pero debemos entender que delegar es nuestra responsabilidad y que tenemos que guiar y direccionar el servicio hacia lo que queremos. Inevitablemente tenemos que aprender a confiar y dejar a otros que aprendan y cometan sus propios errores. Incluso cuando nos duele.

Ahora lo importante es encontrar la forma de minimizar los errores y comunicar aquello que esperamos lograr.

La palabra clave es la comunicación y en esto he aprendido que debemos dedicar tiempo a definir con claridad que esperamos de cada cargo, ser claro y explícito en las funciones y las responsabilidades.

Voy a tratar de explicar de mejor forma con un ejemplo. Para el cargo de coach, que es uno de los principales en la operación de un box de CrossFit, tenemos desarrollado un documento que es el Coach Playbook. Este documento va evolucionando en el tiempo y describe las funciones y lo que se espera del puesto de coach. En este incluso definimos cosas tan básicas como la vestimenta. Cosas que no deben hacer. Hacer clases con chalas, hacer clases recién entrenados, hacer clases mientras comen.

Acá dejamos ejemplos claros de cosas que no queremos y por otro lado cosas que sí esperamos. Llegar a la hora es llegar 5 minutos al menos antes de la clase, tener la clase aprendida y un largo etcétera. Tratar de ser claros y específicos en lo que buscamos y en esto el listar ejemplos nos permite direccionar mejor el comportamiento. 

En mi experiencia, en el desarrollo del servicio, debemos evitar dejar cosas al sentido común y tratar de dejar explícito lo que buscamos y cómo lo buscamos. Pareciera un trabajo muy tedioso, pero vale la pena cada minuto dedicado a esto, es la única forma de lograr mejorar el proceso de delegar funciones y permite a aquellos que toman las funciones tener una guía más clara de cómo conseguirlo.

Al final hay que entender que en crear estos sistemas está la clave para poder hacer crecer nuestro negocio y que este pueda florecer. Formar equipo y lograr un trabajo en conjunto.